Ik heb uw tekst aangevuld en gestructureerd, zodat duidelijk wordt wat het verschil is tussen klachten die via Sun & Sea Holidays binnenkomen en klachten die via een verhuurportaal lopen. Zo kunt u dit als compleet protocol voor eigenaren gebruiken.
Alle klachten van gasten komen bij ons binnen via het klachtenformulier.
Wij sturen de melding door naar u als eigenaar of beheerder, zodat u de klacht zelf kunt opvolgen.
Sun & Sea Holidays neemt klachten alleen inhoudelijk in behandeling wanneer het gaat om materiële schade die onder het schadefonds valt.
De klacht komt rechtstreeks binnen via het berichtensysteem van het portaal.
U bent verplicht binnen de reactietijd van het portaal te antwoorden (meestal 24 uur, soms sneller).
Houd alle communicatie via het portaal om discussies achteraf te voorkomen.
Compensaties of terugbetalingen mogen uitsluitend via het portaal worden aangeboden, en nooit buiten het systeem om.
Verplaats u altijd in de situatie van de gast. Stel dat u zelf aankomt in een woning die niet schoon blijkt te zijn – zou u dan ook geen oplossing verwachten?
Reageer altijd snel, vriendelijk en empathisch.
Veel klachten zijn eenvoudig op te lossen met een duidelijke toelichting of door een praktische oplossing aan te bieden (extra schoonmaak, reparatie, vervanging).
Houd er rekening mee dat schoonmaak, onderhoud en naleving van huisregels altijd onder uw eigen verantwoordelijkheid vallen.
Dat u klachten zorgvuldig en professioneel afhandelt, in het belang van zowel de gasttevredenheid als de reputatie van uw vakantiewoning.
Dat u Sun & Sea Holidays informeert als een klacht onder het schadefonds valt of wanneer u er zelf niet uitkomt.
Dat u bij klachten via verhuurportalen altijd de regels en procedures van het betreffende portaal volgt.
Sun & Sea Holidays ondersteunt u bij vragen over het schadefonds en kan bemiddelen wanneer een klacht daaronder valt.